Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o. o.

Przepisy kodeksu spółek handlowych dają możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Najpierw wymienię w punktach poszczególne etapy przekształcenia:

1. sporządzenie planu przekształcenia (najpierw księgowy sporządza bilans i sprawozdanie finansowe – z tymi dokumentami należy udać się do notariusza, który na ich podstawie sporządza plan przekształcenia wraz z treścią aktu założycielskiego i projektem oświadczenia o przekształceniu)
2. badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta
3. oświadczenie o przekształceniu i akt założycielski
4. rejestracja przekształconej spółki.

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o. o. – etapy

Przyjrzyjmy się teraz poszczególnym etapom procedury przekształcenia.

Etap I

Pierwszym etapem jest sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami.

Plan przekształcenia sporządza notariusz. Bliżej o planie przekształcenia piszę w poście Plan przekształcenia – wzór.

Zanim jednak udasz się do notariusza, powinieneś uzyskać następujące dokumenty: bilans (wycena składników majątku przedsiębiorcy), a także sprawozdanie finansowe.

Dokumenty te sporządza specjalnie dla celów przekształcenia księgowy – na określony dzień, np. 31 maja 2013 r. Będą one stanowić załączniki do planu przekształcenia.

Oprócz tego załącznikami będą: projekt aktu założycielskiego (zatem już na tym etapie warto zastanowić się nad treścią statutu, czyli „umowy” spółki) oraz projekt oświadczenia o przekształceniu (o oświadczeniu będzie mowa niżej).

Zarówno bilans, jak i projekt oświadczenia o przekształceniu możesz sporządzić przy udziale notariusza.

Mając bilans (wycenę składników majątku) oraz sprawozdanie finansowe, możesz udać się do notariusza w celu sporządzenia planu przekształcenia.

>>> Dowiedz się jaką formę prawną wybrać dla zakładu leczniczego dla zwierząt – przeczytaj: Jak założyć gabinet weterynaryjny?

UWAGA PRAKTYCZNA: Nie powinieneś zwlekać z wizytą u notariusza.

Plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Jeżeli zatem bilans został sporządzony na dzień 31 maja 2013 r., plan przekształcenia powinien być sporządzony najpóźniej do końca czerwca.

Jeżeli przyjdziesz do notariusza w lipcu, może on odesłać Ciebie z kwitkiem (w takim wypadku bilans powinien być sporządzony na określony dzień czerwca, a nie maja).

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o. o. – etap II

Następnie plan przekształcenia należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta wyznaczonego – na wniosek przedsiębiorcy – przez właściwy sąd rejestrowy.

Do wniosku powinieneś załączyć plan przekształcenia wraz z załącznikami.

UWAGA PRAKTYCZNA: Nie ma przeszkód, żebyś zawnioskował o wyznaczenie na biegłego rewidenta konkretną osobę.

Jeszcze przed złożeniem wniosku możesz umówić się z rewidentem co do wysokości wynagrodzenia za sporządzenie opinii.

>>> O mankamentach rejestracji spółki przez internet przeczytasz w artykule: Jak długo trwa rejestracja spółki przez Internet?

Etap III

Dysponując opinią, musisz udać się do notariusza ponownie. Tym razem w celu sporządzenia oświadczenia o przekształceniu, a także w celu sporządzenia aktu założycielskiego.

Oświadczenie o przekształceniu zawiera następujące dane:

1. typ spółki, w jaki przekształcany jest przedsiębiorca: w tym przypadku jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
2. wysokość kapitału zakładowego
3. zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane
4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o. o. – etap IV

Ostatnim etapem jest rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Rejestrze Przedsiębiorców w KRS. Wniosek składasz przez Portal Rejestrów Sądowych.

Wraz z wnioskiem o rejestrację warto złożyć wniosek o przyśpieszenie przekształcenia, a w tym wniosku wskazać konkretną datę, w któreś chciałbyś, żeby sąd zarejestrował spółkę.

Przy rejestracji w KRS zostaniesz jednocześnie wykreślony z ewidencji przedsiębiorców.

Jak przyśpieszyć przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o. o.?

Procedura przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o. o. może toczyć się ślamazarnie lub przebiec w miarę sprawnie.

Jednym z etapów przekształcenia jest badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta. Biegły rewident jest wyznaczany przez sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy.

Ten etap często wydłuża całą procedurę przekształcenia. Po pierwsze, sąd musi znaleźć odpowiednią osobę, która może w Twojej sprawie wystąpić jako biegły. Po drugie, zgodnie z przepisami biegły od chwili wyznaczenia ma aż dwa miesiące na sporządzenie opinii.

Jest jeden sposób, aby nieco przyspieszyć całą procedurę. Otóż przed jej uruchomieniem możesz na własną rękę poszukać biegłego rewidenta, który w miarę sprawnie zbadałby plan przekształcenia. Następnie – przy składaniu wniosku o wyznaczenie biegłego – możesz w tym wniosku wskazać wybranego przez Ciebie biegłego. Z reguły sądy rejestrowe przychylają się do takich wniosków.

Postępując w ten sposób, możesz uniknąć takiej sytuacji, że na biegłego zostanie wyznaczona osoba, która ma akurat dużo pracy i Twoja sprawa zostanie odłożona na ostatnią chwilę.

Jak poradzić sobie z negatywnymi skutkami przekształcenia?

Jednym ze skutków przekształcenia działalności w spółkę z o. o. jest to, że przedsiębiorca staje się z dniem przekształcenia jedynym wspólnikiem spółki przekształconej.

Zatem działalność zostaje przekształcona w jednoosobową spółkę z o. o.

Jednoosobowe spółki z o. o. mają pewne mankamenty, np.:

• jeżeli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, wszystkie umowy zawierane między tym wspólnikiem a spółką powinny mieć formę aktu notarialnego (np. umowa najmu lokalu),
• wspólnik jednoosobowej spółki z o. o. opłaca składki ZUS, jak zwykły przedsiębiorca, podczas gdy wspólnik spółki wieloosobowej nie ma takiego obowiązku.

Jednym ze sposobów uniknięcia tych mankamentów jest po prostu zbycie niewielkiej części udziałów (np. 10%) innej osobie (po to, żeby prowadzona przez Ciebie spółka nie była już spółką jednoosobową).

Niektórzy obawiają się, że przez zbycie utracą pełną kontrolę nad spółką. Zastanów się jednak, czy zawarcie umowy użytkowania z nabywcą udziałów przywróci Tobie 100% kontrolę.

Dzień przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o. o.

Z kolei innym mankamentem przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o. o. jest to, że tak naprawdę nie wiadomo, w którym dokładnie dniu owo przekształcenie nastąpi.

Ostatnim jej etapem procedury przekształcenia jest dokonanie wpisu przez sąd rejestrowy i wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG. Jednakże nigdy nie możemy być pewni, kiedy sąd rejestrowy dokona owego wpisu i z którym dniem Twoja działalność przekształci się w spółkę. Ten stan niepewności może być dla Ciebie (czy też dla Twojego biura rachunkowego) niekorzystny, a dokonanie wpisu przekształcenia w środku okresu rozliczeniowego może wprowadzić trochę zamieszania.

Dlatego podpowiem Ci, co można zrobić w takiej sytuacji. Otóż warto wskazać sądowi dzień przekształcenia i poprosić, aby wpisu przekształcenia dokonał w tym wskazanym dniu (zapytaj swojego księgowego, jaki dzień będzie najbardziej odpowiedni). Odpowiedni wniosek złóż za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. A potem zadzwoń do sekretariatu i przypomnij, że jest dla Ciebie ważne, żeby wpis nastąpił w tym konkretnym wybranym przez Ciebie dniu.

Dokumenty niezbędne do złożenia wniosku do KRS

Oto lista niezbędnych dokumentów jako załączniki do wniosku do KRS o rejestrację spółki:

• akt założycielski – w zasadzie nie musisz przedkładać skanu aktu notarialnego, obowiązkowo jednak musisz podać numer CREWAN,
• oświadczenie o przekształceniu – tak jak przy akcie założycielskim – wystarczy numer CREWAN,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wspólnicy wnieśli wkłady na pokrycie kapitału zakładowego. Moim zdaniem ten dokument nie jest potrzebny. Jednak odkąd wiele lat temu sąd rejestrowy wezwał mnie o przedłożenie tego dokumentu, zawsze go załączam. Nie testuję innych sądów,
• uchwałę o powołaniu członków organów spółki, o ile taka uchwała nie została zawarta w akcie założycielskim – najczęściej jest,
• uchwałę o powołaniu prokurentów, o ile zarząd ich powołuje,
• listę wspólników – podpisaną przez wszystkich członków zarządu,
• nazwisko i imię (albo nazwę i siedzibę) wraz z adresem wspólnika oraz wzmianką, że jest jedynym wspólnikiem,
• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu i prokurentów,
• zgoda prokurenta,
• dowód uiszczenia opłaty.

Czasem się zdarza, że sądy nie mogą znaleźć wcześniej złożonego planu przekształcenia i opinii biegłego sądowego. Więc z tzw. ostrożności procesowej również te dokumenty możesz załączyć do wniosku.

Błędy popełniane przy przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę z o. o.

Część przedsiębiorców próbuje samodzielnie przekształcać swoje działalności. Popełniają przy tym błędy wydłużające procedurę lub zwiększające jej koszty; albo utrudniające funkcjonowanie spółki z o. o. Oto niektóre z nich:

Za późno sporządzony plan przekształcenia

Tak, można się spóźnić ze sporządzeniem planu przekształcenia. W jaki sposób można popełnić ten błąd? Otóż plan przekształcenia powinien zawierać ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzednim – jeżeli wartość bilansowa została ustalona na dzień 30 listopada, to masz czas do końca grudnia, żeby sporządzić plan przekształcenia. Jeżeli zgłosisz się do notariusza w styczniu – jest to za późno!

Ten błąd może kosztować Cię niepotrzebną stratę czasu, pieniędzy, a w skrajnych przypadkach może nawet zamknąć drogę do przekształcenia!

Kiedyś opowiadałem na tym blogu historię o przedsiębiorcy, który spóźnił się z planem przekształcenia.

Przeoczenie dnia przekształcenia

Kulminacją całej procedury jest dzień, w którym następuje rejestracja spółki z o. o. W tym dniu sąd rejestrowy wpisuje spółkę do rejestru. Jest to dzień, w którym spółka staje się stroną umów, koncesji i innych praw i obowiązków przysługujących wcześniej przedsiębiorcy. Ten dzień nazywa się w KSH dniem przekształcenia. Łatwo ten dzień przeoczyć, a konsekwencje tego przeoczenia mogą być opłakane.

Opowiadałem na tym blogu o przedsiębiorcy, który o przeoczył dzień przekształcenia.

Błąd w nazwie spółki

Jeżeli okaże się, że nazwa, którą wybrałeś dla swojej spółki, została wcześniej zarezerwowana przez inną spółkę, to sąd odmówi wpisu przekształcenia do rejestru przedsiębiorców. Niestety, zdarza się, że przed podpisaniem aktu założycielskiego przedsiębiorcy nie sprawdzają w rejestrze przedsiębiorców, czy nazwa, którą zamierzają nadać swojej spółce, nie została już zarezerwowana.

Najpóźniejszym momentem, w którym powinieneś zweryfikować, czy nie popełniasz tego błędu, jest chwila podpisywania u notariusza oświadczenia o przekształceniu i aktu założycielskiego.

Jedyny wspólnik będący jednocześnie jedynym członkiem zarządu

Jakiś czas temu pomagałem pewnemu przedsiębiorcy z centralnej części Polski przekształcić się w spółkę z o. o. Gdy doszliśmy do etapu sporządzania oświadczenia o przekształceniu, namawiałem owego przedsiębiorcę, żeby do zarządu oprócz siebie powołał także inną osobę. Ów przedsiębiorca nie dał się przekonać, został jedynym członkiem zarządu (będąc jednocześnie jedynym wspólnikiem).

No i gdzieś miesiąc po rejestracji spółki zrobił się problem. Okazało się, że z rachunku bankowego spółki wypłacił sobie pieniądze tytułem wynagrodzenia za jakąś umowę o dzieło wykonaną na rzecz tejże spółki.

Dlaczego jest to problem?

Bo wszystkie umowy zawierane pomiędzy spółką a jedynym członkiem zarządu, który jest jednocześnie jedynym wspólnikiem, powinny mieć formę aktu notarialnego. Pod rygorem nieważności takiej umowy.

Inne błędy

• brak wyboru dnia przekształcenia,
• nieprzemyślana wysokość kapitału zakładowego,
• brak współpracy pomiędzy księgowym a biegłym rewidentem,
• tworzenie aktu założycielskiego bez uwzględnienia możliwości/ułatwień, jakie daje KSH,
• nieskorzystanie z możliwości wyboru biegłego rewidenta,
• przyjęcie za punkt wyjścia dla ustalenia wysokości kapitału zakładowego błędnej pozycji z bilansu.

Marcin Bartyński
radca prawny

Photo by Malcolm Lightbody on Unsplash

***

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.

W tym artykule poruszam zagadnienie: przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.

Opowiadam w nim o:

• korzyściach związanych z przekształceniem
• wpływie przekształcenia na prawa i obowiązki wspólników spółki cywilnej
• innych skutkach przekształcenia [Czytaj dalej…]