Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to jeden z najczęstszych wyborów wśród przedsiębiorców planujących działalność na większą skalę. Jednak zanim spółka zostanie zarejestrowana w KRS, konieczne jest przygotowanie jej umowy — dokumentu, który nie tylko spełni wymogi formalne, ale też będzie działał dobrze w praktyce.
W tym artykule pokażę Ci, co powinna zawierać umowa spółki z o.o., jakich błędów unikać i na co warto zwrócić uwagę jeszcze przed rejestracją. Dołączam także prosty wzór umowy, który zawiera absolutne minimum wymagane przez prawo.
Jeśli jesteś na etapie przygotowań do założenia spółki, ten poradnik ułatwi Ci cały proces — krok po kroku.
Umowa spółki z o.o. – w jakiej formie ją zawrzeć?
Umowa spółki to pierwszy formalny krok do rejestracji spółki. Od zawarcia umowy spółki mamy do czynienia ze spółką z o. o. w organizacji. Teraz jest czas na wniesienie wkładów do spółki, założenie rachunku bankowego.
Masz do wyboru dwa sposoby zawarcia umowy spółki:
- u notariusza – w formie aktu notarialnego,
- przez Internet – w trybie S24.
Umowa spółki u notariusza
To tradycyjna metoda. Wspólnicy spotykają się w kancelarii notarialnej, a notariusz sporządza umowę w formie aktu notarialnego. Tę metodę wspólnicy obowiązkowo wybiorą, jeżeli:
- do spółki wnosisz wkłady niepieniężne,
- umowa ma mieć niestandardowe zapisy (np. ograniczenie dziedziczenia udziałów, ograniczenia w zbywaniu udziałów),
- spółka powstaje w wyniku przekształcenia.
W systemie S24 – przez Internet
Wspólnicy mogę też podpisać umowę spółki bez konieczności wizyty w kancelarii notarialnej. Mogą to zrobić przez Internet – przez portal S24 zarządzany przez Ministra Sprawiedliwości. Wspólnicy muszą jednak dysponować profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektroniczny.
Ta forma zawarcia umowy sprawdzi się, jeżeli spółkę musisz zarejestrować szybko, bo np. jesteś deweloperem i trafiłeś na okazję nabycia dobrej nieruchomości. Albo chcesz podpisać umowę o wykonanie robót budowlanych.
Co musi zawierać umowa spółki z o.o.? Lista obowiązkowych elementów
1. Firma i siedziba spółki
Zanim przystąpisz do sporządzania umowy spółki, sprawdź tutaj, czy inna spółka funkcjonująca na tym samym rynku nie działa już pod nazwą, jaką zamierzałeś nadać swojej spółce. O firmie spółki z o. o. piszę więcej tutaj (warto wiedzieć, że w firmie spółki nie można umieścić wyrazu „bracia”, jeżeli wspólnicy nie są braćmi!).
Zaleca się, aby w akcie notarialnym jako siedzibę spółki wpisać tylko miejscowość, np. Wrocław, nie zaś konkretny adres. Ma to praktyczne znaczenie dla zgromadzeń wspólników, które mogą odbywać się – co do zasady – tylko w siedzibie spółki.
2. Przedmiot działalności spółki
Najczęściej w umowie spółki przedmiot działalności określa się zgodnie z klasyfikacją PKD – ze wskazaniem symbolu (np. 46.11.Z). Nie jest to konieczne, ale ułatwia to pracę przy wypełnianiu wniosku do KRS. O tym, dlaczego przedmiot działalności warto ująć w umowie spółki jak najszerzej, przeczytasz tutaj.
Zwróć uwagę, że od 1 stycznia 2025 r. obowiązują nowe kody PKD. Nie pomyl ich ze starymi z 2007 r.!
3. Wysokość kapitału zakładowego.
Kapitał nie może być niższy niż 5 tys. zł. Im wyższy, tym – z jednej strony – większe zaufanie klientów do spółki, ale z drugiej strony tym większe koszty sporządzenia aktu notarialnego i tym wyższy podatek od czynności cywilnoprawnych.
4. Określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział.
Zazwyczaj w umowach spółki przyjmuje się, że wspólnik może mieć więcej niż jeden udział. Wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe (np. po 1 000 zł) i są niepodzielne. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł.
5. Liczba i wartość nominalna udziałów objęta przez poszczególnych wspólników.
Każdy wspólnik w umowie spółki z o. o. musi mieć przypisaną określoną liczbę udziałów oraz ich łączną wartość nominalną.
W zależności od ustaleń, wspólnik może objąć albo jeden udział (wtedy wszyscy wspólnicy mają po jednym udziale, przy czym udziały mogą mieć różną wartość), albo więcej udziałów (wtedy każdy udział ma taką samą wartość).
6. Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Umowa spółki jest zawierana najczęściej na czas nieoznaczony.
Istnieje możliwość zawarcia umowy na czas oznaczony (np. 5 lat) lub na czas realizacji konkretnego celu gospodarczego (np. budowa mostu).
Wówczas upływ czasu lub realizacja tego celu spowodują rozwiązanie umowy. Najczęściej spółki deweloperskie są zawierane dla realizacji określonego celu.
7. Rok obrotowy
Umowa spółki powinna określać również tzw. rok obrotowy.
Zazwyczaj przyjmuje się, że rok obrotowy pokrywa się rokiem kalendarzowym (i trwa od 1 stycznia do 31 grudnia), jednakże jest dopuszczalne obranie innego okresu (pod warunkiem, że wynosi on 12 następujących po sobie miesięcy, np. od 1 lipca do 30 czerwca).
Zapytaj swojego księgowego, jakie znaczenie może mieć dla Ciebie i Twojej spółki przesunięcie roku obrotowego.
Inne postanowienia
Powyżej przedstawiłem postanowienia w umowie spółki z o. o., które obowiązkowo muszą się tam znaleźć. Warto jednak rozszerzyć umowę także o inne postanowienia, które w znacznym stopniu mogą ułatwić działalność gospodarczą. Np. warto uregulować dopłaty wspólników czy kadencję zarządu.
Kadencja zarządu na czas nieokreślony w umowie spółki
Jeżeli umowa spółki będzie milczeć na temat długości kadencji zarządu, to mandat każdego członka zarządu wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Jeżeli na tym zgromadzeniu nie zostanie powołany nowy zarząd, co się może zdarzyć przez najzwyklejsze przeoczenie, spółka zostanie bez władz (bez których trudno jest zwołać nadzwyczajne, a nawet zwyczajne zgromadzenie wspólników, które mogłoby powołać nowy zarząd).
Aby uniknąć tego problemu, w umowie spółki należy po prostu zawrzeć postanowienie, że zarząd może być powołany na czas nieokreślony.
Jeżeli zatem umowa spółki tak stanowi, to w razie powzięcia przez wspólników stosownej uchwały, mandaty poszczególnych członków nie wygasną z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników ani w tym, ani w następnym roku obrotowym. Wygaśnięcie mandatów może spowodować: śmierć, rezygnacja, odwołanie członka zarządu.
UWAGA! Jeżeli umowa spółki nie zawiera regulacji o długości kadencji zarządu, to wspólnicy nie mogą podjąć uchwały o powołaniu poszczególnych członków zarządu na czas nieokreślony.
W razie podjęcia takiej uchwały zastosowanie znajdzie regulacja kodeksowa i poszczególne mandaty wygasną z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Automatyczne umorzenie udziałów
Umowa spółki może stanowić, że po zaistnieniu określonego zdarzenia udziały wspólnika ulegają umorzeniu (unicestwieniu).
Tym zdarzeniem może być np. zmiana przedmiotu działalności spółki, sprawozdanie finansowe przez trzy kolejne lata obrotowe wskazuje, że spółka ponosi straty, niewniesienie przez wspólnika w wymaganym terminie uchwalonych dopłat, niepowołanie wspólnika do zarządu.
Przesłanki umorzenia udziałów danego wspólnika powinny być szczegółowo opisane w umowie.
Przesłanki automatycznego umorzenia udziałów trzeba jednak w umowie opisywać bardzo ostrożnie. Czasem sądy rejestrowe wzywają do zmiany umowy spółki na tej podstawie, że automatyczne umorzenie udziałów jest zbyt podobne w danej umowie do przymusowego wyłączenia wspólnika ze spółki.
Uprzywilejowanie udziału
Uprzywilejowanie udziału jest instytucją, która pozwala mniejszościowemu wspólnikowi (lub wspólnikowi o równej liczbie udziałów) zyskać dominującą pozycję w spółce z o. o. W jaki sposób można uprzywilejować udział?
Kodeks spółek handlowych wymienia trzy przykładowe sposoby:
1. Uprzywilejowanie co do głosu
Co do zasady jeden udział oznacza jeden głos podczas głosowania na zgromadzeniu wspólników. Umowa spółki może jednak stanowić, że na określone udziały (np. należące do Jana Kowalskiego) przypadają nie więcej niż 3 głosy.
Załóżmy, że w spółce „ABC sp. z o. o.” jest dwóch wspólników. Janowi przysługuje 200 udziałów, Karolowi – 500. W tej sytuacji Karol zawsze przegłosuje Jana, nawet gdy dla podjęcia uchwały jest wymagana kwalifikowana większość 2/3 głosów. Gdyby jednak uprzywilejować wszystkie udziały Jana w ten sposób, że na każdy jego udział przypadają 3 głosy, szala przechyla się na stronę Jana, i to on może przegłosować Karola (jednak tylko w głosowaniach nad uchwałami, dla podjęcia których wystarczy bezwzględna liczba głosów).
2. Uprzywilejowanie co do dywidendy
Uprzywilejowanie co do dywidendy może być dwojakie.
Po pierwsze, umowa spółki może stanowić, że właściciel uprzywilejowanego udziału ma prawo do dywidendy, której wartość wynosi 150% dywidendy przysługującej właścicielom udziałów nieuprzywilejowanych.
Po drugie, umowa spółki może stanowić, że dywidendę wypłaca się w pierwszej kolejności właścicielom udziałów uprzywilejowanych, a dopiero w następnej kolejności – właścicielom udziałów zwykłych.
3. Uprzywilejowanie co do sposobu uczestniczenia w podziale likwidacyjnym
W przypadku likwidacji działalności spółki majątek spółki jest dzielony pomiędzy poszczególnych wspólników. Umowa spółki może uprzywilejowywać niektóre udziały w ten na przykład sposób, że w przypadku likwidacji ich właściciele będą mieli prawo do takich a takich maszyn.
Katalog sposobów uprzywilejowania udziałów jest jednak otwarty. Możliwości jest wiele, np.:
4. Prawo do zwoływania zgromadzenia wspólników
Co do zasady, prawo to przysługuje zarządowi, a w określonych przypadkach – radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej (w tych spółkach, w których takie organy występują). Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący 10% kapitału zakładowego mają prawo tylko żądać od zarządu zwołania zgromadzenia (a zatem nie mają prawa do jego zwoływania).
W razie odmowy lub milczenia zarządu wspólnicy mogą wystąpić do sądu rejestrowego o upoważnienie do zwołania, jednakże rodzi to dodatkowe koszty, wydłuża procedurę, a rozstrzygnięcie sądu w tym zakresie nie jest pewne.
W umowie spółki można przyznać uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników (a nie żądania zwołania) poszczególnym wspólnikom lub poszczególnym właścicielom udziałów.
5. Prawo do powoływania i odwoływania członków zarządu
Członków zarządu powołuje i odwołuje zgromadzenie wspólników bezwzględną większością głosów. Jednakże umowa spółki może przyznać to prawo niektórym wspólnikom lub właścicielom niektórych udziałów, np. wspólnikowi, który posiada tylko 10% udziałów.
6. Pierwszeństwo nabycia udziałów w przypadku zamiaru ich zbycia przez pozostałych wspólników
Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, każdy wspólnik może zbyć swoje udziały. Umowa spółki może uprzywilejować niektóre udziały w ten sposób, że w przypadku zamiaru zbycia zwykłych udziałów przez innego wspólnika, właściciel udziału uprzywilejowanego ma pierwszeństwo nabycia.
Powyższe uprawnienia są ściśle związane z udziałem. Oznacza to, że w przypadku sprzedaży kupujący nabywa również prawa z udziałem związane. Możliwe jest również przyznanie uprawnień wspólnikom osobiście (wówczas zbycie udziału spowoduje wygaśnięcie uprawnienia).
Ograniczenie dziedziczenia udziałów w spółce z o. o.
Wyobraź sobie, że z dwoma kolegami założyłeś spółkę z o. o. Współpraca dobrze się wam układa, macie wspólną wizję rozwoju spółki, jeden rozumie drugiego.
A teraz wyobraź sobie, że zamiast Twojego kolegi wspólnikiem zostaje jego żona. Albo jego małoletnie dzieci. Czy współpraca układałaby się tak samo dobrze?
Taka sytuacja może się zdarzyć w przypadku śmierci kolegi. Jego udział odziedziczą wtedy spadkobiercy, w związku z czym zostaną wspólnikami. Co do zasady będą mieli takie prawa, jakie przysługiwały zmarłemu.
Czy można zapobiec takiej sytuacji?
Można. Do umowy spółki należałoby wprowadzić postanowienia ograniczające lub wręcz wyłączające wstąpienie do spółki spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. Umowa spółki może stanowić, że:
- w miejsce zmarłego wspólnika mogą wstąpić tylko jego dzieci,
- w miejsce zmarłego wspólnika może wstąpić tylko jego rodzeństwo,
- w miejsce zmarłego wspólnika mogą wstąpić tylko ci spadkobiercy, którzy posiadają prawo jazdy kategorii B,
- w miejsce zmarłego wspólnika mogą wstąpić tylko mężczyźni, którzy ukończyli 35 lat,
- w miejsce zmarłego wspólnika mogą wstąpić tylko ci spadkobiercy, którzy uzyskają jednomyślną aprobatę pozostałych wspólników,
- w miejsce zmarłego wspólnika mogą wstąpić tylko osoby posiadające wykształcenie medyczne.
Umowa może zawierać inne ograniczenia lub nawet bezwzględnie wyłączyć możliwość wstąpienia do spółki spadkobierców zmarłego. Powinna jednak określać warunki spłaty spadkobierców niewstępujących do spółki, pod rygorem bezskuteczności ograniczenia lub wyłączenia. Nie może bowiem być tak, że spadkobiercy nie dostaną nic po zmarłym.
Wzór umowy spółki z o.o. – absolutne minimum
Poniżej prezentuję wzór umowy spółki z o. o. Zawiera on absolutne minimum wymagane przez przepisy. W zasadzie możesz z niego skorzystać tylko w jednym przypadku – jeżeli zależy Ci na szybkiej rejestracji spółki, a udziały mają być pokryte wkładami niepieniężnymi. (jeżeli chcesz mieć szybko zarejestrowaną spółkę, a wkłady mają być pieniężne, skorzystaj z e-rejestracji).
W innych wypadkach nie polecam korzystania z tego wzoru. Namawiam Cię do tego, żebyś starannie przemyślał treść umowy spółki.
Oto obiecany wzór:
UMOWA SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
§ 1.
Stawający, zwani dalej Wspólnikami, oświadczają, że zawiązują spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, zwaną dalej „Spółką”.
§ 2.
Spółka będzie prowadzić działalność pod firmą XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
§ 3.
Siedzibą Spółki jest miasto Wrocław.
§ 4.
Czas trwania Spółki jest nieoznaczony.
§ 5.
Przedmiotem działalności Spółki jest:
a) reprodukcja zapisanych nośników informacji,
b) działalność związania z oprogramowaniem,
c) wykonywanie instalacji elektrycznych.§ 6.
1. Kapitał zakładowy Spółki wynosi 6000 zł (sześć tysięcy złotych) i dzieli się na 120 (sto dwadzieścia) udziałów o wartości nominalnej po 50 złotych (pięćdziesiąt złotych) każdy.
2. Udziały w Spółce są równe i niepodzielne.
3. Wspólnik może mieć więcej niż 1 (jeden) udział.
§ 7.
1. Wspólnik Jan Kowalski obejmuje 20 (dwadzieścia) udziałów o wartości nominalnej po 50 zł każdy, to jest o łącznej wartości nominalnej 1000 zł (tysiąc złotych) i pokrywa je w całości wkładem niepieniężnym w postaci samochodu osobowego marki Volkswagen T4, VIN WV2ZZZ70ZSH111222, rok produkcji 1995 o wartości 1000 zł (tysiąc złotych).
2. Wspólnik Andrzej Nowak obejmuje 100 (sto) udziałów o wartości nominalnej po 50 zł każdy, to jest o łącznej wartości nominalnej 5000 zł (pięć tysięcy złotych) i pokrywa je w całości wkładem niepieniężnym w postaci samochodu osobowego marki Renault Espance, VIN VF8JE0A0511111111, rok produkcji 1997 o wartości 5000 zł (pięć tysięcy złotych).
§ 8.
Rokiem obrotowym Spółki jest rok kalendarzowy.
Podsumowanie
Jakiś czas temu zapadł wyrok, w którym Naczelny Sąd Administracyjny tłumaczył, jak powinno wyglądać uzasadnienie wyroku. Otóż NSA stwierdził, że:
Prawidłowo sporządzone uzasadnienie wyroku, mówiąc obrazowo, powinno być, jak garnitur uszyty na miarę, a nie jak garnitur pierwszy lepszy zdjęty w sklepie z wieszaka, który może kupić każdy klient i będzie jakoś pasował.
Parafrazując słowa NSA, można powiedzieć, że prawidłowa umowa spółki z o. o. powinna być, jak garnitur uszyty na miarę, a nie jak garnitur pierwszy lepszy zdjęty w sklepie z wieszaka, który może kupić każdy klient i będzie jakoś pasował.
Marcin Bartyński
radca prawny
Zdjęcia: Mina Rad, Anastassia Anufrieva
***
Przekształcenie przedsiębiorcy transportowego w spółkę z o.o.
Planujesz przekształcenie firmy transportowej w spółkę z o.o.? Sprawdź, jakie formalności czekają Cię w kontekście licencji transportowej.
Czy licencję można przenieść?
Czy da się ją wnieść aportem do spółki?
A może GITD skróci ważność Twojej decyzji? [Czytaj dalej…]
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }