Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. w 2025 r.

W tym artykule poruszam zagadnienie: przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.

Opowiadam w nim między innymi o:

• korzyściach związanych z przekształceniem
• wpływie przekształcenia na prawa i obowiązki wspólników spółki cywilnej
• innych skutkach przekształcenia
• jak wygląda krok po kroku procedura przekształcenia
• jakie są możliwe sposoby przekształcenia
• jakie znaczenia dla przekształcenia na wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych
• ile trwa przekształcenie
• ile kosztuje przekształcenie
• jakie są podatkowe skutki przekształcenia.

Korzyści z przekształcenia spółki cywilnej
w spółkę z o. o.

Jakie korzyści przemawiają za przekształceniem spółki cywilnej w spółkę z o. o.?

***

Wolisz słuchać zamiast czytać? Posłuchaj mojego podcastu!

Odcinek pt.: 3 korzyści przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o.

***

Brak odpowiedzialności wspólników spółki z o. o. za długi spółki

Podstawową zaletą przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o. jest brak odpowiedzialności wspólników spółki z o. o. za zobowiązania spółki.

W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej za wszystkie zobowiązania odpowiadają wszyscy wspólnicy swoim osobistym majątkiem.

Natomiast wspólnicy spółki z o. o. nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za długi spółki.

Musisz jednak wiedzieć, że odpowiedzialność za długi spółki ponoszą członkowie zarządu. Gdy egzekucja z majątku spółki z o. o okaże się bezskuteczna, wierzyciel może wytoczyć powództwo przeciwko członkom zarządu o zapłatę należności. O zasadach tej odpowiedzialności napisałem tutaj>>>

Są jednak sposoby na uniknięcie tej odpowiedzialności, trzeba jednak o nich pomyśleć, zanim spółka popadnie w stan niewypłacalności.

Uwaga! Wspólnik nie musi być członkiem zarządu!

Spółkę z o. o. dużo łatwiej sprzedać, darować lub dziedziczyć

Jeżeli chcesz przenieść spółkę cywilną na inną osobę, musisz uzyskać zgodę wszystkich kontrahentów spółki na cesję umów z dotychczasowych wspólników na nabywcę tejże spółki.

Przykładowo – zgodę wynajmującego na przeniesienie umowy najmu na nabywcę spółki.

W niektórych przypadkach przeniesienie spółki cywilnej na inną osobę nie będzie możliwe. Np. jeżeli wspólnicy spółki cywilnej prowadzą restaurację i mają zgodę na sprzedaż alkoholu. Urząd miasta nie przeniesie zezwolenia na nabywcę restauracji.

Natomiast dużo prościej jest przenieść spółkę z o. o. na nabywcę.

Nie ma potrzeby uzyskiwania jakiejkolwiek zgody wynajmującego, kontrahentów. Organ udzielający zezwolenia na sprzedaż alkoholu w żaden sposób nie jest w stanie zablokować sprzedaży spółki z o. o.

Spółka z o. o. sposobem na ograniczenie obciążeń publicznoprawnych

Niejednokrotnie przekształcenie w spółkę z o. o. jest dobrym sposobem na:

• ograniczenie, a czasem nawet całkowite wyeliminowanie składki zdrowotnej,
• ograniczenie podatku dochodowego,
• możliwość wejścia w estoński CIT,
• wyeliminowanie daniny solidarnościowej.

Przeczytaj artykuł: jak lekarz może poradzić sobie z Polskim Ładem>>>

Większa wiarygodność w oczach kontrahentów

Spółka z o. o. jest dla kontrahentów bardziej przejrzysta od spółki cywilnej. Klienci spółki z o. o. mogą bowiem skorzystać między innymi z następujących rejestrów:

• przeglądarka dokumentów finansowych – dostęp do sprawozdania finansowego spółki, uchwał o przeznaczeniu zysku,
• wyszukiwarka KRS – dostęp do podstawowych danych o spółce,
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – baza danych o rzeczywistych beneficjentach spółek.

Większa transparentność spółek z o. o. dla jednych może być zaletą, a dla innych wadą.

Wpływ przekształcenia na prawa i obowiązki

Otóż z dniem przekształcenia (czyli z dniem rejestracji spółki z o. o.) wszystkie prawa i obowiązki, które do tej pory przysługiwały wspólnikom spółki cywilnej przechodzą na spółkę z o. o.

Przykładowo: stroną umowy najmu podpisanej przez wspólników spółki cywilnej w wyniku przekształcenia automatycznie staje się spółka z o. o. To samo dotyczy zezwoleń, koncesji.

I tak w wyniku przekształcenia:

• stroną umowy kredytowej zawartej przez wspólników spółki cywilnej staje się spółka z o. o.
• kontrakt zawarty z NFZ przechodzi na spółkę z o. o. (pomimo że NFZ moim zdaniem stosuje nieprawidłową praktykę podpisywania aneksu do umowy)
• deklaracje wyboru przychodni przechodzą na spółkę z o. o.
• zezwolenie na sprzedaż alkoholu przechodzi na spółę z o. o.
• zezwolenie na prowadzenie punktu aptecznego przechodzi na spółkę z o. o. (uwaga: zezwolenie na prowadzenie apteki nie przechodzi na spółkę z o. o. – przykre konsekwencje Apteki dla aptekarza)
• stroną umowy najmu staje się spółka z o. o.
• itp.

Jednakże z przepisów ustawy mogą wynikać odmienne konsekwencje przekształcenia, dlatego każdy przypadek należy analizować indywidualnie.

Jakie skutki niesie za sobą przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.?

Inne przykładowe skutki przekształcenia:

• z dniem przekształcenia wspólnicy spółki cywilnej stają się wspólnikami spółki z o. o.
• przysługujące do tej pory spółce cywilnej NIP i REGON przechodzą na spółkę z o. o.
• przejście na spółkę z o. o. ulg podatkowych (jednak nie wszystkich!)
• przejście na spółkę z o. o. prawa odliczenia VAT i obowiązku złożenia deklaracji podatkowych

Warto jednak wiedzieć, że niektóre prawa i obowiązki nie przechodzą w wyniku przekształcenia na spółkę z o. o. Oto przykłady:

• nie przejdą na spółkę niektóre ulgi podatkowe, np. ulga na dzieci,
• prawo do wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Procedura przekształcenia w spółkę z o. o. krok po kroku

Przekształcenie w spółki cywilnej w spółkę z o. o. może odbyć się w dwóch trybach: pełnym i uproszczony. Dla zdecydowanej większości przekształceń wystarczy tryb uproszczony.

Tryb pełny

Pełny tryb przekształcenia mają obowiązek przejść te spółki cywilne, których umowa przewiduje, że nie wszyscy wspólnicy są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki.

Oto poszczególne etapy trybu pełnego:

1. pierwszym etapem przekształcenia spółki cywilnej jest przygotowanie planu przekształcenia wraz z załącznikami, tj.:
   • projektu uchwały o przekształceniu
   • projektu umowy spółki
   • sprawozdania finansowego
2. drugim etapem przekształcenia jest zawiadomienie wspólników o zamiarze przekształcenia. Wspólników należy zawiadomić dwukrotnie. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały. Natomiast drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia
3. trzecim etapem będzie podjęcie uchwały o przekształceniu. Uchwała powinna być wciągnięta do protokołu sporządzonego przez notariusza
4. po podjęciu uchwały o przekształceniu można przystąpić do złożenia wniosku w KRS o rejestrację spółki.

Tryb uproszczony

Z trybu uproszczonego można korzystać wtedy, gdy wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki.

Dzięki zastosowaniu trybu uproszczonego będziesz mógł zarejestrować spółkę wcześniej, niż w przypadku trybu pełnego.

W trybie uproszczonym bowiem:

• nie ma potrzeby sporządzania planu przekształcenia (uwaga, nie dotyczy to załączników do planu)
• nie ma potrzeby zawiadamiania wspólników o zamiarze przekształcenia.

Widać zatem, że zastosowanie trybu uproszczonego znacznie przyspieszy przekształcenie.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. – w jaki sposób?

W jaki sposób przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o. o.?

Przekształcenie kodeksowe

W zasadzie cały dzisiejszy wpis opowiada o przekształceniu kodeksowym.

Jego istotą jest to, że w dniu rejestracji na spółkę z o. o. przechodzą wszystkie prawa i obowiązki, które do tej pory przysługiwały wspólnikom spółki cywilnej (czyli umowy, koncesje, zezwolenia, majątek).

Założenie spółki z o. o. i przeniesienie do niej całego lub części majątku

Wspólnicy mogą też wnieść cały dotychczasowy majątek spółki cywilnej aportem do spółki z o. o., a następnie – po rejestracji sp. z o. o. – zlikwidować spółkę cywilną.

W takim wypadku jednak umowy nie przechodzą automatycznie na sp. z o. o. (konieczna jest zgodna kontrahentów).

Przy aporcie nie ma możliwości również przeniesienia na sp. z o. o. zezwoleń, koncesji.

Sprzedaż majątku ze spółki cywilnej do spółki z o. o.

Istnieje również możliwość funkcjonowania spółki z o. o. obok spółki cywilnej.

Wspólnicy istniejącej spółki cywilnej rejestrują spółkę z o. o. Następnie stopniowo przenoszą majątek na nowo zarejestrowaną spółkę.

Taka operacja przenoszenia majątku może trwać pół roku, rok, dwa. A po wyczyszczeniu spółki cywilnej zamykają swoje działalności gospodarcze.

Jednakże jeszcze raz zwracam uwagę i z całą mocą podkreślam – spółka z o. o. wstępuje w prawa i obowiązki wspólników spółki cywilnej tylko w przypadku przekształcenia kodeksowego.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. i obowiązki wobec CRBR

Po zarejestrowaniu spółki powstaje obowiązek zgłoszenia jej do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Jakie dane podlegają zgłoszeniu do rejestru?

Następujące dane o beneficjentach rzeczywistych:

• imię i nazwisko
• obywatelstwo
• PESEL albo datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających PESEL-u
• informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Spółki mają także obowiązek zgłosić dane członka zarządu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki.

Kto to jest beneficjent rzeczywisty?

Beneficjentem rzeczywistym zawsze będzie osoba fizyczna.

W zdecydowanej większości spółek z o. o. beneficjentem rzeczywistym będą po prostu wspólnicy (osoby fizyczne), którym przysługuje więcej niż 25% udziałów. Jednakże jest to bardzo uproszczona definicja pojęcia „beneficjent rzeczywisty”.

Ustawowa definicja tego pojęcia jest dużo bardziej skomplikowana:

rozumie się przez to osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

Definicja ta jest na dosyć wysokim poziomie abstrakcji (jest bardzo nieostra).

Dlatego też ustawa wymienia osoby, które powinny być uznane za beneficjentów rzeczywistych:

• osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej
• osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu
• a w przypadku braku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości wspólników lub akcjonariuszy – osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze.

Jaki jest termin na zgłoszenie?

14 dni od zarejestrowania spółki w KRS lub od daty zaistnienia zmiany informacji podlegającej wpisowi. Jednakże do biegu terminu nie wlicza się sobót ani dni wolnych od pracy.

Jakie są kary za niewykonanie tego obowiązku?

Spółki wymienione w art. 58, które nie dopełniły obowiązku zgłoszenia informacji, o których mowa w art. 59, w terminie wskazanym w ustawie, podlegają karze pieniężnej do wysokości 1 000 000 zł.

Ile kosztuje przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.

Po niedawnej nowelizacji kodeksu spółek handlowych odpadł największy koszt przekształcenia, tj. koszt sporządzenia opinii przez biegłego rewidenta.

Od dwóch lat bowiem opinia biegłego rewidenta przestała być bowiem obowiązkowym etapem przekształcenia.

Na chwilę obecną na pewno spółka poniesie następujące koszty:

• opłata sądowa – 600 zł
• taksa notarialna – zależy od wysokości kapitału zakładowego; z reguły koszty notarialne zamykają się w kwocie ok. 1 tys. zł netto, a często w mniejszej kwocie
• PCC – 0,5% wysokości kapitału zakładowego.

Do tego mogą dojść koszty obsługi prawnej, koszty dostosowania kas fiskalnych do nowej rzeczywistości po przekształceniu, koszty zgłoszenia do księgi wieczystej i inne koszty, które zależą od indywidualnych właściwości przedsiębiorcy.

Obowiązki związane z prowadzeniem spółki z o. o.

Prowadzenie działalności w formie spółki z o. o. niesie za sobą jednak pewne dodatkowe obowiązki, które często nie są znane w spółkach cywilnych, np.:

• pełna księgowość,
• obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.

Pełna księgowość

Wszystkie spółki z o. o. mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości. Sprawia to, że obsługa księgowa spółki z o. o. najczęściej jest droższa od obsługi księgowej spółki cywilnej.

Sprawozdanie finansowe

Zarząd spółki z o. o. ma obowiązek raz w roku przygotować i złożyć w KRS sprawozdanie finansowe. Niedopełnienie tego obowiązku jest czynem zabronionym – niejednokrotnie ściganym przez oskarżyciela publicznego.

Jak długo trwa przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.?

Z reguły tryb uproszczony zajmuje około 2 miesięcy.

Jeżeli zależy wspólnikom na czasie, to jest realne, że spółka zostanie zarejestrowana w ciągu miesiąca.

Jednakże czas przekształcenia zależy od kilku czynników, które trzeba brać pod uwagę, np.:

• jak szybko biuro rachunkowe przygotuje sprawozdanie finansowe
• jak szybko zadziała sąd rejestrowy (w Warszawie czy Krakowie dłużej, a np. w Lublinie znam mnóstwo przypadków, że spółka była zarejestrowana w ciągu tygodnia od złożenia wniosku).

Podatkowe skutki przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o.

Co do zasady przekształcenie jest neutralne podatkowo na gruncie podatku dochodowego i VAT, ponieważ:

• przekształcenie nie wiąże się z powstaniem dochodu, który podlegałby opodatkowaniu
• przy okazji przekształcenia nie ma mowy o odpłatnej dostawie towarów i usług.

W zasadzie nie musisz też pamiętać o PCC.

Płatnikiem tego podatku jest bowiem notariusz – pobierze on od Ciebie 0,5 % wysokości kapitału zakładowego przy podejmowaniu uchwały o przekształceniu.

Odpowiedzialność

Na początku tego artykuły wskazałem, że wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności za długi spółki. To prawda – z tym jednak zastrzeżeniem, że wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają za długi spółki solidarnie ze spółką z o. o. przez okres trzech lat od dnia przekształcenia.

***

Wolisz słuchać zamiast czytać? Posłuchaj mojego podcastu!

Odcinek pt.: 5 pułapek przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o. – jak ich uniknąć?

***

Pytania (FAQ)

Jaką nazwę powinna mieć spółka po przekształceniu?

Nazwa spółki z o. o. może zostać taka, sama jak nazwa spółki cywilnej – z tym zastrzeżeniem, że zmieni się dodatek: „s.c.” na „sp. z o. o.„. Na przykład: „Maliniakowie Kuźnia Mieczy s.c.” – „Maliniakowie Kuźnia Mieczy sp. z o. o.„.

Jeżeli natomiast nazwa spółki z o. o. ma się różnić od nazwy spółki cywilnej, to spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej”, przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia. Przykład: „Maliniakowie Kuźnia Mieczy s.c.” na „Fabryka Karabinów sp. z o. o. (dawniej Maliniakowie Kuźnia Mieczy s.c.)„.

Jaka stawka CIT po przekształceniu spółki?

Po przekształceniu przez pierwsze dla lata podatkowe stawka CIT wyniesie 19% – bez względu na to, czy spółka będzie małym, czy dużym podatnikiem.

Natomiast od trzeciego roku podatkowego stawka CIT wyniesie 9% dla małych podatników, a 19% dla dużych podatników.

Co należy zrobić po przekształceniu spółki?

Przede wszystkim zawiadomić o tym fakcie kontrahentów – po to, żeby kolejne faktury wystawiali z uwzględnieniem nowych danych.

Mogą pojawić się również obowiązki szczególne, np. dla podmiotów leczniczych, osób posiadających zezwolenie na sprzedaż alkoholu itd.

Kiedy należy przekształcić spółkę cywilną w spółkę jawną?

Nie ma obowiązku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z jawną. W większości przypadków bardziej opłacalne byłoby przekształcenie w spółkę z o. o.

Kto decyduje o przekształceniu spółki cywilnej?

Decydują o tym wspólnicy spółki cywilnej.

Kto sporządza plan przekształcenia?

Wspólnicy spółki cywilnej, aczkolwiek w przypadku uproszczonego przekształcenia nie ma obowiązku sporządzania planu przekształcenia.

Jaka jest podstawa prawna przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o.?

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. dopuszcza art. 551 par. 2 KSH:

Spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową, inną niż spółka jawna.

Cały tekst kodeksu spółek handlowych możesz znaleźć na stronie Sejmu RP: link.

Czy po przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o. o. warto przejść na CIT estoński?

Często jest to opłacalne, jednakże nie zawsze.

Niekiedy wspólnicy zapominają, że stawkę estońskiego CIT mogą podnieść tzw. ukryte zyski. O tym, czy są ukryte zyski, pisałem na blogu tutaj>>>

W jakie inne spółki można przekształcić spółkę cywilną?

W zasadzie we wszystkie – w spółkę jawną, w spółkę komandytową. Współkę partnerską tylko wtedy, gdy wspólnicy wykonują wolne zawody (np. jako prawnicy, lekarze, farmaceuci, biegli rewidenci itd.).

W spółkę komandytowo-akcyjną, w prostą spółkę akcyjną, a nawet w spółkę akcyjną.

Podsumowanie

Prowadzenie działalności w formie spółki z o. o. ma swoje wady i zalety. Z całą pewnością spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest dla każdego. Jednakże w wielu przypadkach ta forma prowadzenia działalności będzie idealnym rozwiązaniem ze względu np. na obciążenia publicznoprawne, przygotowanie biznesu do dziedziczenia czy sprzedaży.

Interpretacje podatkowe

Przekształcona spółka z o. o. nie jest podmiotem rozpoczynającym prowadzenie działalności gospodarczej

Skoro zatem, jak wynika z opisu sprawy, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstanie z przekształcenia spółki cywilnej, to oznacza to, że nie jest podmiotem rozpoczynającym prowadzenie działalności gospodarczej. Przesądza o tym fakt, że nie dochodzi do ustania bytu prawnego Spółki a następuje wyłącznie zmiana jej formy organizacyjno-prawnej. Spółka przekształcona kontynuuje działalność spółki i przedsiębiorcy sprzed transformacji i przysługują jej wszelkie prawa i obowiązki spółki przekształconej oraz uprawnienia przedsiębiorcy, co przekłada się na sferę określonych praw i obowiązków podatkowych (pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 listopada 2023 r. 0111-KDIB1-2.4010.542.2023.1.MC).

Brak opodatkowania VATem przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o.

Przekształcenie Spółki cywilnej w Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w wyniku którego cały majątek Spółki cywilnej przejdzie na Spółkę z o.o., nie podlega i nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT (pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 stycznia 2024 r. 0112-KDIL3.4012.692.2023.2.AK).

Brak opodatkowania wypłaty zysku przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością powstałą w wyniku przekształcenia spółki cywilnej

Po przekształceniu istnieje spółka, która posiada określony majątek i to niezależnie od tego, czy całość majątku przekształcanej spółki cywilnej zostanie przekazana na kapitał zakładowy, czy też częściowo na kapitał zapasowy. Wspólnicy spółki cywilnej – w wyniku przekształcenia – stają się wspólnikami spółki przekształconej, a „ich uprawnienia” do majątku tej osoby prawnej wyrażone są w przyznanych udziałach lub akcjach. Wspólnicy spółki cywilnej po jej przekształceniu stają się uprawnionymi do majątku spółki przekształconej jedynie w zakresie praw właścicielskich wynikających z posiadanych udziałów/akcji, które mogą realizować wyłącznie w zakresie określonym przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Jednakże, mając na uwadze okoliczności przedstawione we wniosku, w szczególności fakt, że uchwała o podziale zysku zostanie podjęta przed przekształceniem Spółki cywilnej – wypłata zysków przez Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółkę przekształconą) wypracowanych przez Spółkę cywilną i opodatkowanych uprzednio przez wspólników, nie powoduje powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2023 r. 0113-KDIPT2-3.4011.813.2022.2.SJ).

Podstawa prawna

• art. 551 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18),
• art. 52 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1144).

Marcin Bartyński
radca prawny

***

Jak założyć gabinet weterynaryjny?

Dzisiaj podpowiem, jak założyć gabinet weterynaryjny. Z dzisiejszego wpisu dowiesz się między innymi:

• jakie możesz wybrać rodzaje działalności leczniczej,
• jaką formę prawną wybrać dla zakładu leczniczego dla zwierząt [Czytaj dalej…]

Otagowane jako: przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.