Ostatnio zostałem poproszony o przygotowanie formularzy – wniosków kierowanych do KRS o zarejestrowanie nowego zarządu pewnego stowarzyszenia. Nowy zarząd został powołany przez walne zebranie członków, które odbyło się w ubiegłym roku. Dostałem statut stowarzyszenia, protokół walnego oraz uchwały. Moim zadaniem było wypełnienie niezbędnych formularzy i ewentualnie innych dokumentów niezbędnych do zarejestrowania zmian w KRS.
Po przeanalizowaniu otrzymanych dokumentów stwierdziłem, że walne zebranie członków w zasadzie nie powinno się odbyć. Nie powinno się odbyć, bo nie posiada uprawnionego organu do jego zwołania.
Ze statutu wynikało m.in., że:
- walne może być zwołane przez zarząd,
- kadencja organów stowarzyszenia wynosi 3 lata.
Ważą informacją jest też to, że w myśl statutu jedynie walne jest uprawnione do powołania zarządu.
Dodatkowo wiedziałem, że ostatnie walne odbyło się jakieś 5 lat temu, a zatem kadencja ostatniego zarządu skończyła się około 2 lata temu. Stąd wniosek, że walne zostało nieprawidłowo zwołane (w zasadzie przez organ nieistniejący).
No i stowarzyszenie znalazło się w pacie. Z jednej strony walne nie może być prawidłowo zwołane, bo stowarzyszenie nie ma zarządu, a z drugiej strony zarząd nie może być wybrany, bo walne nie może być zwołane.
Czasami podobne problemy stają się udziałem spółek z o. o. Zdarza się, że umowy spółek z o. o. w ogóle nie określają czasu trwania kadencji zarządu. W tej sytuacji zastosowanie znajduje przepis kodeksu spółek handlowych, który określa, w jakim dokładnie dniu wygasa mandat członka zarządu. Zdarza się też, że umowa stanowi, iż kadencja zarządu wygasa po upływie np. 5 lat.
Wspólnicy często zapominają o tych regulacjach i po upływie kadencji dotychczasowego zarządu nie powołują w skład tego organu nowych członków. Mogą z tego wyniknąć nieprzyjemne konsekwencje, nie tylko te, które były udziałem opisanego wyżej stowarzyszenia (chociaż w większości spółek da się rozwiązać ten problem przy pomocy instytucji tzw. „nieformalnego zwołania” zgromadzenia wspólników). Przede wszystkim taki stan rzeczy oznacza, że spółka nie ma uprawnionego organu do jej reprezentowania.
Dlatego jeżeli dostaję zlecenie analizy projektu umowy spółki z o. o., to sprawdzam, w jaki sposób jest uregulowana kadencja zarządu. Zawsze rekomenduję klientowi wprowadzenie do umowy regulacji o powołaniu zarządu na czas nieokreślony. Dzięki temu klient nie musi pilnować terminu wygaśnięcia mandatu członka zarządu. Jest to szczegół, który pozwoli uniknąć w przyszłości niedogodności.
