Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. (2025) – krok po kroku

W dzisiejszym artykule poruszam zagadnienie: przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o. o. Wyjaśniam w nim, jak krok po kroku przejść całą procedurę zgodnie z KSH. Znajdziesz tu informacje o kosztach, czasie trwanie, skutkach podatkowych, ZUS, a także listę obowiązków po rejestracji i najczęstsze pułapki.

5 pułapek przekształcenia JDG w spółkę z o. o. – i jak ich uniknąć (podcast)

Zanim rozpoczniesz procedurę przekształcenia, sprawdź najczęstsze błędy przedsiębiorców. W krótkim kilkunastominutowym podcaście omawiam je szerzej – możesz posłuchać bezpośrednio ze strony. W odcinku poruszam między innymi następujące zagadnienia:

1) niedopilnowanie dnia przekształcenia

Dzień wpisu spółki do KRS to moment przejścia praw i obowiązków z JDG na spółkę z o. o. Przegapienie tego dnia może doprowadzić do chaosu.

2) brak analizy skutków przekształcenia dla koncesji, zezwoleń, licencji

Nie każda decyzja administracyjna przechodzi na spółkę z o. o. – np. zezwolenie na prowadzenie apteki!

3) pominięcie nieruchomości przy przekształceniu

Nie wszystkie nieruchomości będą mogły wejść do majątku spółki przekształconej. Też nie wszystkie nieruchomości warto wnosić do spółki.

4) brak strategii wypłaty zysków po przekształceniu

Jeżeli niektórych czynności nie podejmiesz na etapie tworzenia planu przekształcenia, to pewne sposoby wypłaty zysków bez podatku mogą przepaść raz na zawsze.

5) brak analizy warunków dotacji przed przekształceniem

Czasami można się zdziwić, że po przekształceniu instytucja udzielająca dotacji żąda jej zwrotu.

***

Odsłuchaj cały odcinek, żeby poznać przykłady i wskazówki:

Odcinek pt.: 5 pułapek przekształcenia działalności w spółkę z o. o. – jak ich uniknąć?

Na czym polega przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o. o. (kontynuacja w praktyce)

Przekształcenie w spółkę z o. o. to zmiana formy prowadzenia działalności gospodarczej.

W dniu przekształcenia (tj. w dniu zarejestrowania spółki w KRS) spółka wchodzi automatycznie we wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy. Przejmuje całą historię, klientów, zobowiązania przedsiębiorcy. Dzięki zasadzie kontynuacji spółka automatycznie przejmuje wszystko to, co należało do JDG:

• spółka z mocy prawa przejmuje cały majątek przedsiębiorcy (uwaga na wyjątki, np. nieruchomości rolne),
• umowy z kontrahentami, bankami przechodzą na spółkę (zajrzyj jednak do treści umów, czy nie ma tam jakichś szczególnych obowiązków na wypadek przekształcenia),
• na spółkę przechodzą także zezwolenia, koncesje czy licencje (uwaga na wyjątki),
• przedsiębiorca w dniu przekształcenia staje się jedynym wspólnikiem spółki.

W praktyce oznacza to, że biznes działa dalej bez przerwy – zmienia się tylko forma prawna działalności.

Kiedy przedsiębiorca może zmienić formę prawną działalności?

Zasadniczo z procedury przekształcenia w spółkę z o. o. może skorzystać każdy przedsiębiorca.

Od tej zasady są jednak wyjątki. Na przykład:

• wykluczone jest przekształcenie apteki w spółkę z o. o. Przeprowadzenie tej procedury doprowadzi do wygaśnięcia zezwolenia na prowadzenie apteki. Więcej opowiadałem o tym we wpisach dotyczących Apteki dla aptekarza, na przykład tutaj,
• przekształcenie indywidualnej praktyki lekarskiej w spółkę z o. o. również jest wykluczone. W pierwszej kolejności indywidualna praktyka lekarska powinna zostać przekształcona w podmiot leczniczy – pisałem o tym tutaj.

Ile trwa przekształcenie JDG w spółkę z o. o.? – przykładowy harmonogram

Cała procedura zajmuje zazwyczaj ok. 2-3 miesięcy. Poniżej przykładowy kalendarz krok po kroku:

Planując czas przekształcenia, uwzględnij także inne czynniki, które mogą wydłużyć cały proces, jak np.:

• ustalenie z prawnikiem strategii wypłaty zysków,
• wypadki losowe, np. choroba biegłego, awaria systemów informatycznych w sądzie,
• konieczność oczekiwania na interpretacje podatkowe.

Jednakże dobrze zorganizowane przekształcenie pozwala skrócić te terminy. Najszybsze przekształcenie udało mi się przeprowadzić w półtorej miesiąca. Pisałem o tym tutaj >>

Ile kosztuje przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o. o.?

Koszty przekształcenia zależą od wielkości działalności, wartości majątku, a także od wybranych usług (np. obsługa prawna). Poniżej przygotowałem tabelkę zawierającą przeciętne opłaty związane z każdym etapem procedury:

Powyżej przedstawiłem przeciętne koszty samej procedury przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o. o., jednakże w praktyce mogą pojawić się także inne koszty:

• uzyskanie interpretacji podatkowych,
• wyłączenie z majątku przedsiębiorcy nieruchomości,
• zmiana danych w kasie fiskalnej.

Koszt przekształcenia niewielkich podmiotów zwykle zamyka się w kwocie kilkunastu tysięcy złotych. W przypadku większych przedsiębiorstw, wartościowego majątku czy rozbudowanych zezwoleń, całkowity budżet może wynieść nawet 20 tys. zł lub więcej.

Jak przebiega przekształcenie?

Przekształcenie składa się z następujących etapów:

1. Przygotuj załączniki do planu przekształcenia (projekt oświadczenia o przekształceniu, aktu założycielskiego, sprawozdanie finansowe, wycena składników majątku).
2. Sporządź plan przekształcenia.
3. Złóż wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia.
4. Przekaż plan przekształcenia biegłemu rewidentowi w celu sporządzenia opinii.
5. Udaj się do notariusza w celu sporządzenia oświadczenia o przekształceniu i aktu założycielskiego.
6. Złóż wniosek o rejestrację spółki z o. o.

W jaki sposób przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Plan przekształcenia

Na tym etapie przekształcenia przygotuj sprawozdanie finansowe oraz wycenę składników majątku.

Jednocześnie zajmij się opracowaniem projektów następujących dokumentów: oświadczenia o przekształceniu oraz aktu założycielskiego.

Te cztery dokumenty będą stanowić załączniki do planu przekształcenia.

Plan przekształcenia musi mieć formę aktu notarialnego. Powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Jeżeli więc ustaliłeś wartość bilansową na dzień 31 stycznia, to plan przekształcenia musi być sporządzony w formie aktu notarialnego najpóźniej do końca lutego.

Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta

Biegłego rewidenta wyznacza sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Najczęściej sądy zgadzają się na konkretnego biegłego, o którego prosi przedsiębiorca.

Jeżeli masz już gotowy plan przekształcenia, to wystąp do właściwego sądu o powołanie biegłego rewidenta. Wniosek podlega opłacie 300 zł.

Natomiast wynagrodzenie biegłego rewidenta wyniesie ok. 5 tys. zł.

Biegły będzie badał przede wszystkim sprawozdanie finansowe oraz wycenę składników majątku z zakresie poprawności i rzetelności. W praktyce biegli zwracają także uwagę na projekt oświadczenia o przekształceniu i projekt aktu założycielskiego.

Termin na wykonanie opinii wynosi 2 miesiące. Jeżeli poprosisz sąd o wyznaczenie konkretnego biegłego, to czas na wydanie opinii będzie dużo krótszy. Biegły ma obowiązek przygotowania opinii w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarza składa sądowi, drugi – przedsiębiorcy.

Oświadczenie o przekształceniu i akt założycielski

Po przygotowaniu przez biegłego opinii możesz przystąpić do kolejnego etapu przekształcenia, tj. do sporządzenia oświadczenia o przekształceniu i aktu założycielskiego.

Zarówno oświadczenie o przekształceniu, jak i akt założycielski powinny mieć formę aktu notarialnego.

Przepisy określają minimalną treść oświadczenia o przekształceniu:

1. typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca – czyli sp. z o. o.,
2. wysokość kapitału zakładowego,
3. zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Rejestracja spółki w KRS

Ostatnim etapem przekształcenia jest rejestracja spółki w KRS.

Wniosek o rejestrację można złożyć tylko w formie elektronicznej.

Wszystkie dokumenty będące załącznikami do wniosku mogą mieć postać dokumentu elektronicznego:

1. notariusz wysyła do sądu oświadczenie o przekształceniu oraz akt założycielski w postaci elektronicznej. Wystarczy, że we wniosku powołasz się na numer zgłoszenia wysłanego przez notariusza,
2. lista wspólników i inne oświadczenia mogą być podpisane profilem zaufanym lub bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Wniosek podlega opłacie – 500 zł opłata sądowa oraz 100 zł tytułem wpisu do Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Kiedy przekształcenie jest skuteczne

Spółka przekształcona powstaje w chwili jej rejestracji w KRS. W tym dniu spółka staje się podmiotem praw i obowiązków przedsiębiorcy przekształcanego.

Obowiązki wobec ZUS

Jako przedsiębiorca masz obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej.

W wyniku przekształcenia staniesz się jednoosobowym wspólnikiem spółki z o. o. W związku z tym nadal będziesz miał obowiązek opłacania składek tak, jak przedsiębiorca, jednakże zmienić się kod ubezpieczenia. Musisz powiadomić o tym ZUS!

Jeżeli jako jedyny wspólnik chcesz się zwolnić z obowiązku opłacania składek ZUS, musisz przenieść część udziałów na inną osobę. Uważaj jednak, żeby ZUS nie wrzucił Cię do kategorii „prawie jedynego wspólnika”.

Wykreślenie działalności z CEIDG

Po przekształceniu masz 7 dni na wykreślenie działalności z CEIDG. Jako przyczynę wykreślenia wskaż przekształcenie w spółkę z o. o.

Obowiązki wobec urzędu skarbowego

Spółka ma obowiązek zgłoszenia na formularzu NIP-8 informacji uzupełniających w terminie 21 dni od rejestracji w KRS.

Jeżeli spółka ma być czynnym podatnikiem VAT, to powinna złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie na formularzu VAT-R. Natomiast przedsiębiorca powinien zgłosić zaprzestanie wykonywania czynności podlegających temu podatkowi.

NIP i REGON

Spółka przekształcona uzyska nowy NIP i REGON. Pociąga to za sobą obowiązek zakupu nowej kasy fiskalnej – dotyczy to przedsiębiorców, którzy ewidencjonowali sprzedaż za jej pomocą.

Firma przekształconej spółki

Spółka przekształcona może mieć taką samą nazwę, co firma przedsiębiorcy. Jeżeli zatem przedsiębiorca działał pod firmą „Jan Kowalki Roboty Drogowe”, to spółka może działać jako „Jan Kowalski Roboty Drogowe” sp. z o. o.

Jednakże jeżeli będziemy coś w nazwie modyfikować, np. usuniemy chociażby jedno słowo, to spółka przekształcona będzie miała obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Zatem w gdyby spółka miała się nazywać „Roboty Drogowe” sp. z o. o., to obok tej nazwy musi podawać w nawiasie także dodatek: „Dawniej: Jan Kowalski Roboty Drogowe”.

Spółka musiałaby się zatem przedstawiać – przez rok od przekształcenia – następująco:

„Roboty Drogowe” sp. z o. o. (dawniej: Jan Kowalski Roboty Drogowe).

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Spółka ma siedem dni roboczych na zgłoszenie swojego istnienia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Bez prawidłowego wykonania tego obowiązku nic nie załatwisz w banku.

Bank przed dokonaniem jakiejkolwiek czynności sprawdzi, czy zarząd wpisał spółkę do CRBR.

Powiadomienie kontrahentów o przekształceniu działalności

Nie zapomnij powiadomić kontrahentów o przekształceniu działalności w spółkę z o. o. Jest to istotne z punktu widzenia wystawiania faktur z uwzględnieniem danych spółki.

Niekiedy zawarte kontrakty nakładają obowiązek powiadomienia o przekształceniu w określonym terminie – pod rygorem zapłaty kary umownej. Taki wymóg istnieje przykładowo w kontraktach zawieranych pomiędzy podmiotami leczniczymi a Narodowym Funduszem Zdrowia.

Również przepisy ustawy obligują do powiadomieniu wójta/burmistrza/prezydenta o przekształceniu pod rygorem utraty zezwolenia na sprzedaż alkoholu.

Odpowiedzialność w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Jak sama nazwa wskazuje, odpowiedzialność w spółce z o. o. jest ograniczona. Oznacza to, że wspólnicy w ogóle nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Jednakże niekiedy się zapomina, że pewną odpowiedzialność za długi spółki ponoszą członkowie zarządu. Otóż jeżeli egzekucja komornicza z majątku spółki okaże się bezskuteczna, wówczas wierzyciele mogą pozwać członków zarządu za długi spółki.

Członek zarządu nie staje się jednak z automatu odpowiedzialny za długi spółki. Odpowiedzialność ta powstaje wtedy, gdy:

• egzekucja komornicza z majątku spółki będzie bezskuteczna z uwagi na to, że spółka nie posiada majątku na pokrycie długu,
• wierzyciele spółki muszą wytoczyć członkom zarządu proces sądowy. Jednakże nie oznacza to jeszcze, że taki proces wygrają, gdyż członek zarządu może bronić się między innymi następującymi zarzutami:
  • w okresie, gdy powstało zobowiązanie nie był już członkiem zarządu,
  • członek zarządu złożył we właściwym terminie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki,
  • członek zarządu nie ponosi winy w niezłożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości spółki we właściwym terminie.

Dopiero jeżeli wierzyciele wygrają postępowanie w sprawie przeciwko członkowi zarządu, mogą próbować wyegzekwować swoje wierzytelności z jego osobistego majątku.

W przypadku przekształcenia zasady te są lekko zmodyfikowane. Otóż wspólnik będący niegdyś przedsiębiorcą przekształcanym będzie odpowiadać solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia.

Skutki podatkowe przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o. o.

Czynność przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o. o. nie będzie powodowała obowiązku zapłaty podatku dochodowego czy VAT. Jednakże do zapłaty będzie PCC – ok. 0,5% wysokości kapitału zakładowego.

Jednakże najważniejsze jest to, że w związku z przekształceniem nastąpi zmiana formy opodatkowania. Przed przekształceniem jednoosobowy przedsiębiorca podlegał PIT, natomiast po przekształceniu spółka będzie podlegać CIT.

Zasady opodatkowania przekształconej spółki z o. o.

Opodatkowanie spółki

Przepisy przewidują dwie stawki opodatkowania dochodów spółek z o. o.:

• podstawowa stawka – 19% CIT,
• preferencyjna stawka 9% CIT dla małych podatników, tj. dla spółek, u których roczny obrót nie przekroczył 2 mln euro.

Jednakże przekształcona spółka z o. o. przez pierwsze dwa lata podatkowe nie będzie mogła skorzystać ze stawki 9% CIT – nawet jeżeli będzie małym podatnikiem. Stawka podatku wyniesie zatem 19%. Spółka będąca małym podatnikiem będzie mogła zejść na 9% CIT dopiero w trzecim roku podatkowym.

Opodatkowanie wspólników

Wypracowany przez spółkę zysk wspólnicy mogą wypłacić sobie w postaci dywidendy. Dywidenda jest opodatkowana PIT-em. Stawka PIT wynosi 19%.

Jak unikać podwójnego opodatkowania w spółce z o. o.?

Efektywne opodatkowanie wspólników w spółce z o. o. przez pierwsze dwa lata podatkowe będzie zatem wynosić aż 34,39%.

Co możesz zrobić, żeby zmniejszyć podwójne opodatkowanie?

Oto kilka pomysłów:

• świadczenia niepieniężne wspólników na rzecz spółki z o. o.,
• oddanie spółce nieruchomości w ramach umowy najmu,
• CIT estoński,
• wynagrodzenie członka zarządu,
• fakturowanie spółki,
• wejście w spółkę cichą z własną spółką z o. o.,
• oddanie spółce w najem sprzętu (np. wyposażenia gabinetu dentystycznego).

Chcesz wiedzieć więcej? Temat rozszerzam we wpisie: „Jak uniknąć niekorzystnego podwójnego opodatkowania„.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy przekształcenie wiąże się z ryzykiem?

Tak, przekształcenie wiąże się z ryzykiem prawnym, polegającym na pominięciu jakiegoś istotnego aspektu. Np. w przypadku przekształcenia podmiotu leczniczego w sp. z o. o. niepowiadomienie NFZ o rejestracji sp. z o. o. może skutkować nałożeniem kar umownych.

Czy po przekształceniu JDG w sp. z o. o. firma zachowuje swoją historię i umowy?

Tak, po to przekształcamy JDG w spółkę z o. o., aby zachować ciągłość działalności. Więc co do zasady wszystkie umowy przechodzą na spółkę.

Uważaj jednak na pułapki przekształcenia, bo nie wszystkie licencje lub zezwolenia przejdą z automatu na spółkę z o. o. Co więcej, przekształcenie w niektórych sytuacjach może stać się pretekstem do wypowiedzenia umowy.

Szerzej opowiadam o tym w podcaście o 5 pułapkach przekształcenia – odcinek możesz znaleźć na początku tego artykułu.

Czy przekształcenie wpływa na obowiązki podatkowe?

Tak – przede wszystkim spółka staje się płatnikiem CIT w miejsce dotychczasowego przedsiębiorcy, który do dnia przekształcenia był objęty PIT.

Zawarcie umowy spółki podlega też PCC (0,5% od wysokości kapitału zakładowego).

Natomiast przekształcenie nie jest opodatkowane VAT.

Podstawa prawna

• art. 551 § 5 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18),
• art. 52 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1144).

Interpretacje podatkowe

Możliwość korzystania z kasy fiskalnej po przekształceniu

Może Pan dalej korzystać z posiadanych urządzeń fiskalnych w ramach prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, pomimo faktu, że została ona na skutek przekształcenia w spółkę kapitałową z o.o., zamknięta i natychmiast ponownie otwarta (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 kwietnia 2024 r., sygn.: 0112-KDIL3.4012.58.2024.3.NS).

Wypłata zysku wypracowanego przed przekształceniem poprzez obniżenie kapitału zakładowego spółki

Dokonanie przez spółkę powstałą z przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą na rzecz udziałowca tej spółki (Wnioskodawcy), wypłaty środków odpowiadających części zysku wypracowanego do dnia przekształcenia, nie będzie wiązało się z obowiązkiem opodatkowania uzyskanych środków podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji przedmiotowa wypłata środków przez spółkę, będzie dla Wnioskodawcy czynnością prawną neutralną podatkowo na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Brak powstania przychodu (dochodu) z tytułu wypłaty zysku wypracowanego przez przedsiębiorcę przekształconego w spółkę kapitałową przez tę spółkę znajduje swoje potwierdzenie w wydawanych indywidualnych interpretacjach przepisów prawa podatkowego, przykładowo przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z dnia 24 października 2017 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.264.2017.1.AK;
• z dnia 19 marca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.107.2018.2 AC;
• z dnia 14 sierpnia 2018 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.255.2018.1.DS;
• z dnia 31 maja 2019 r., sygn. 0115-KDIT2-1.4011.126.2019.1 MT;
• z dnia 21 czerwca 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.134.2020.10.MS.

Marcin Bartyński
radca prawny

Photo by Annie Spratt on Unsplash

***

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.

W tym artykule poruszam zagadnienie: przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o.

Opowiadam w nim o:

• korzyściach związanych z przekształceniem
• wpływie przekształcenia na prawa i obowiązki wspólników spółki cywilnej [Czytaj dalej…]